Hướng Dẫn Ký PDF Bằng Chữ Ký Số
Vì sao cần ký số trực tiếp lên file PDF?
Trong kỷ nguyên số hóa, việc in ấn hợp đồng, đóng dấu đỏ và gửi chuyển phát nhanh đã trở nên lỗi thời và tốn kém. Theo Luật Giao dịch điện tử, một file PDF (hợp đồng, công văn, báo cáo, tờ trình...) khi được ký bằng Chữ ký số (USB Token) sẽ có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy có chữ ký tươi và đóng dấu đỏ của doanh nghiệp.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách ký số lên tài liệu PDF sử dụng phần mềm Foxit Reader (hoặc Foxit PDF Reader) – phần mềm đọc file PDF miễn phí và phổ biến nhất tại Việt Nam hiện nay.
I. Các công cụ cần chuẩn bị trước khi ký
- Thiết bị USB Token: Đã cắm vào máy tính, cài đặt Driver thành công và chứng thư số vẫn còn thời hạn hoạt động.
- Phần mềm đọc PDF: Máy tính đã cài đặt phần mềm Foxit Reader (Khuyên dùng) hoặc Adobe Acrobat Reader.
- File văn bản cần ký: Đã được chuyển đổi (Save as/Export) sang định dạng PDF. (Lưu ý: Không thể ký số trực tiếp lên file Word hoặc Excel, bạn bắt buộc phải xuất ra PDF trước).
- Hình ảnh con dấu/chữ ký (Tùy chọn): Một file ảnh (định dạng PNG nền trong suốt hoặc JPG) chứa hình ảnh chữ ký tay hoặc con dấu đỏ của công ty nếu bạn muốn hiển thị cho đẹp mắt.
II. Quy trình 4 bước ký số trên phần mềm Foxit Reader
Các thao tác dưới đây áp dụng chuẩn cho phần mềm Foxit Reader các phiên bản từ 9.0 trở lên. Bạn hãy thực hiện lần lượt theo thứ tự:
Bước 1: Mở file PDF và chọn công cụ ký số
- Click đúp chuột để mở file PDF cần ký bằng phần mềm Foxit Reader.
- Trên thanh menu công cụ trên cùng, bạn tìm và chọn thẻ Protect.
- Sau đó, click vào biểu tượng Sign & Certify (Ký và chứng thực) ➔ Chọn Place Signature... (Đặt chữ ký).
Bước 2: Khoanh vùng vị trí muốn đặt chữ ký
Lúc này, con trỏ chuột của bạn sẽ biến thành biểu tượng hình dấu cộng (+).
Hãy kéo cuộn trang đến vị trí bạn muốn đặt chữ ký (thường là ở cuối trang, phần "Đại diện công ty" hoặc "Giám đốc"). Bạn nhấn giữ chuột trái và kéo một khung hình chữ nhật tương ứng với độ lớn của chữ ký mà bạn mong muốn, sau đó thả chuột ra.
Bước 3: Chọn Chứng thư số và Cấu hình hiển thị (Chèn con dấu)
Sau khi thả chuột, một hộp thoại Sign Document sẽ hiện ra. Tại đây bạn cần chú ý 2 thông số:
- Sign As (Ký với tư cách): Chọn đúng tên công ty của bạn (Ví dụ: CÔNG TY TNHH ABC). Đây chính là chứng thư số được đọc ra từ USB Token.
- Appearance Type (Kiểu hiển thị): Mặc định phần mềm sẽ hiển thị các dòng text tiếng Anh (Digitally signed by...). Nếu bạn muốn thay dòng text này bằng Hình ảnh con dấu đỏ cho chuyên nghiệp, hãy làm như sau:
- Bấm vào nút Create... (Tạo mới) bên cạnh.
- Ở mục Configure Graphic, chọn Imported Graphic ➔ Bấm File... ➔ Bấm Browse... và tìm đến bức ảnh con dấu đỏ/chữ ký tay đã lưu trong máy tính ➔ Bấm OK.
- Ở mục Configure Text, bạn có thể bỏ tick các ô như Date, Reason, Location... nếu chỉ muốn hiển thị mỗi hình con dấu. Bấm OK để lưu mẫu.
Bước 4: Lưu file, nhập mã PIN và Hoàn tất
- Sau khi cấu hình xong, nhấn nút Sign (Ký) ở góc dưới bảng.
- Phần mềm sẽ yêu cầu bạn Save (Lưu) file PDF này lại. Bạn có thể lưu đè lên file cũ hoặc đổi tên thành "Hop_dong_Da_Ky.pdf" để dễ quản lý.
- Ngay khi bấm Save, cửa sổ Nhập mã PIN của USB Token sẽ bật lên. Hãy nhập mật khẩu của chữ ký số và bấm Đăng nhập (Chấp nhận).
- Thành công! Tại vị trí bạn khoanh vùng sẽ xuất hiện chữ ký số. Dòng thông báo màu xanh lá cây sẽ hiện lên báo hiệu file PDF đã được ký chứng thực hợp lệ.
III. Cách kiểm tra file PDF đã ký có hợp lệ hay không?
Khi bạn nhận được một file PDF đã ký (hoặc vừa tự ký xong), làm sao để biết chữ ký đó là thật, có giá trị pháp lý và file chưa bị chỉnh sửa?
Rất đơn giản, hãy mở file PDF đó bằng Foxit Reader hoặc Adobe Acrobat. Hãy chú ý đến dòng thông báo phía trên cùng của tài liệu:
- ✅ Dấu tick Xanh lá cây (Signed and all signatures are valid): Chữ ký hợp lệ 100%, chứng thư số chuẩn của Bộ TT&TT, tài liệu chưa hề bị chỉnh sửa kể từ thời điểm ký.
- ⚠️ Dấu chấm hỏi Vàng (Validity is UNKNOWN): Chữ ký thật, nhưng máy tính của bạn chưa "Tin cậy" (Trust) nhà cung cấp này. Bạn chỉ cần bấm vào Signature Properties -> Show Certificate -> Add to Trusted Certificates -> OK là chữ ký sẽ chuyển sang màu xanh.
- ❌ Dấu X Đỏ (Signature is INVALID): Cảnh báo cực kỳ nguy hiểm. Tài liệu này đã bị ai đó chỉnh sửa, tẩy xóa nội dung (sửa số tiền, sửa điều khoản...) sau khi ký. Chữ ký số lập tức bị vô hiệu hóa và file này không còn giá trị pháp lý.
IV. Các thắc mắc thường gặp khi ký PDF (FAQ)
▶ File PDF sau khi ký có thể chỉnh sửa văn bản được nữa không?
Bản chất của chữ ký số là đóng băng tài liệu. Sau khi ký xong, bất kỳ một thao tác xóa chữ, thêm số hay sửa nội dung nào đều sẽ làm vỡ cấu trúc mã hóa. Chữ ký số trên file sẽ lập tức báo gạch chéo đỏ (Vô hiệu lực). Điều này giúp bảo vệ tính toàn vẹn của hợp đồng tuyệt đối.
▶ Tôi muốn chèn hình ảnh chữ ký và con dấu thì làm sao cho đẹp nền trong suốt?
Bạn hãy đóng dấu thật rõ nét lên một tờ giấy trắng tinh, ký tên lên đó rồi chụp ảnh lại. Sau đó, bạn có thể dùng các công cụ xóa phông nền online (như remove.bg) để tách nền trắng ra, lưu lại thành file định dạng .PNG (nền trong suốt). Khi Import file PNG này vào phần mềm, con dấu sẽ hiển thị đẹp và chìm xuống văn bản như đóng dấu thật.
▶ Bấm Place Signature nhưng phần mềm báo "No certificate configured..."?
Lỗi này xuất hiện do máy tính không đọc được Chữ ký số của bạn. Bạn hãy kiểm tra lại xem USB Token đã cắm chặt chưa, đã nhập mã PIN ở phần mềm Token Manager để kích hoạt chứng thư số lên chưa nhé. Sau khi cắm lại Token, hãy tắt phần mềm Foxit đi và mở lại.
YÊU CẦU HỖ TRỢ CẤU HÌNH KÝ SỐ TỪ XA
Nếu bạn không có thời gian thiết lập hình ảnh con dấu, hoặc gặp lỗi khi thao tác. Kỹ thuật viên Viettel sẵn sàng kết nối Ultraviewer để thao tác thay bạn hoàn toàn miễn phí.
TRUNG TÂM GIẢI PHÁP CNTT & DỊCH VỤ SỐ VIETTEL
Hotline Kỹ Thuật Viettel-CA: 0981.820.788