Hướng Dẫn Cài Đặt Token Chữ Ký Số Chi Tiết
Tầm quan trọng của việc cài đặt đúng chuẩn USB Token
Chữ ký số (USB Token) được ví như "Con dấu điện tử" và "Chữ ký Giám đốc" của doanh nghiệp trên môi trường mạng. Để có thể nộp thuế điện tử, phát hành hóa đơn S-Invoice, kê khai Hải quan hay nộp Bảo hiểm xã hội, máy tính của bạn bắt buộc phải nhận diện được thiết bị này thông qua một phần mềm quản lý gọi là Token Manager.
Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từ khâu cắm thiết bị, cài đặt phần mềm cho đến cách đổi mã PIN bảo mật lần đầu tiên sử dụng.
I. Những công cụ cần chuẩn bị trước khi cài đặt
- Thiết bị USB Token Viettel-CA: Thiết bị phần cứng do Viettel cấp (có hình dáng giống một chiếc USB thông thường).
- Mã PIN mặc định: Thông thường mã PIN mặc định của Token Viettel là
viettel-ca. - Máy tính cài hệ điều hành Windows: Hệ thống hoạt động ổn định nhất trên Windows 7, 8, 10 hoặc 11. (Lưu ý: Không nên cắm qua các bộ chia USB Hub kém chất lượng để tránh chập chờn tín hiệu).
II. Quy trình 4 bước cài đặt USB Token Viettel-CA lên máy tính
Chỉ mất chưa tới 3 phút, bạn có thể tự mình cài đặt thành công theo các thao tác cực kỳ đơn giản sau đây:
Bước 1: Kết nối thiết bị vào máy tính
Cắm trực tiếp chiếc USB Token Viettel-CA vào cổng USB của máy tính hoặc Laptop. Bạn nên cắm vào cổng USB ở phía sau thùng máy (đối với máy bàn) để đảm bảo nguồn điện ổn định nhất.
Bước 2: Mở ổ đĩa ảo của Viettel-CA
Truy cập vào My Computer (trên Win 7) hoặc This PC (trên Win 10, Win 11). Bạn sẽ nhìn thấy một ổ đĩa ảo có biểu tượng logo Viettel, tên ổ đĩa thường là Viettel-CA.
Hãy click đúp chuột (mở) ổ đĩa này ra để xem các file cài đặt bên trong.
Bước 3: Chạy File Cài Đặt (Setup)
Trong ổ đĩa ảo, tìm đến file có tên là viettel-ca_pki_token.exe (hoặc một tên tương tự có chữ Setup / Installer kèm biểu tượng màu đỏ của Viettel).
- Click chuột phải vào file này và chọn Run as administrator (Chạy dưới quyền quản trị viên) để tránh lỗi phân quyền của Windows.
- Cửa sổ cài đặt hiện ra, bạn chỉ cần bấm Cài đặt (Install).
- Chờ đợi thanh tiến trình chạy khoảng 10 - 20 giây. Khi bảng thông báo hoàn tất hiện ra, nhấn Kết thúc (Finish).
Bước 4: Kiểm tra kết quả cài đặt
Sau khi bấm Finish, bạn hãy nhìn xuống góc phải dưới cùng của màn hình máy tính (khay hệ thống System Tray, gần chỗ hiển thị ngày giờ). Nếu thấy xuất hiện một biểu tượng logo Viettel màu đỏ, xin chúc mừng, bạn đã cài đặt thành công!
Bạn có thể click đúp vào biểu tượng đó để mở phần mềm Viettel Token Manager lên và kiểm tra thông tin doanh nghiệp, thời hạn chứng thư số.
III. Hướng dẫn đổi mã PIN bảo mật (Bắt buộc cho lần đầu)
Mã PIN đóng vai trò như mật khẩu thẻ ATM của bạn. Mọi thao tác ký hóa đơn, nộp thuế đều yêu cầu mã PIN này. Việc đổi mã PIN mặc định là bước bắt buộc để bảo vệ tài sản số của công ty khỏi các rủi ro không đáng có.
- B1: Mở phần mềm Viettel Token Manager từ biểu tượng logo Viettel ở góc phải màn hình.
- B2: Chọn menu Cấu hình ➔ Click vào Thay đổi mã PIN.
- B3: Nhập mã PIN cũ:
viettel-ca(Đây là mã mặc định của nhà sản xuất). - B4: Nhập mã PIN mới do bạn tự đặt (Vui lòng đặt dễ nhớ nhưng khó đoán, không nên đặt 12345678). Sau đó nhập lại mã PIN mới một lần nữa để xác nhận.
- B5: Nhấn Chấp nhận. Hệ thống thông báo "Thay đổi mã PIN thành công" là hoàn tất.
* LƯU Ý CỰC KỲ QUAN TRỌNG: Bạn tuyệt đối không được quên mã PIN mới này. Nếu nhập sai mã PIN quá 6 lần, chiếc USB Token sẽ bị khóa cứng và bạn phải liên hệ tổng đài Viettel để được hỗ trợ mở khóa (Reset PIN).
IV. Xử lý các lỗi thường gặp khi sử dụng USB Token
▶ Lỗi 1: Máy tính không nhận USB Token (Không thấy ổ đĩa ảo xuất hiện)
Cách xử lý: Rút USB ra và cắm sang một cổng kết nối khác trên máy tính. Lau sạch chân tiếp xúc của USB. Thử cắm sang một máy tính khác, nếu máy khác cũng không nhận, rất có thể phần cứng USB đã bị hỏng do va đập/ẩm ướt, bạn cần liên hệ Viettel để làm thủ tục cấp lại thiết bị mới.
▶ Lỗi 2: Cài đặt xong nhưng không thấy chứng thư số bên trong phần mềm?
Cách xử lý: Hiện tượng này do Tool quản lý chưa đồng bộ. Hãy rút Token ra, khởi động lại máy tính (Restart), sau đó cắm lại. Mở phần mềm Viettel Token Manager, nhập mã PIN để hệ thống load lại dữ liệu chứng thư số (Certificate).
▶ Lỗi 3: Token bị khóa do nhập sai mã PIN quá số lần quy định
Cách xử lý: Bạn không thể tự mở khóa thiết bị. Hãy gọi ngay Hotline hỗ trợ kỹ thuật Viettel, cung cấp Mã số thuế công ty. Kỹ thuật viên sẽ xin mã Ultraviewer máy tính của bạn và dùng công cụ chuyên dụng để Reset lại mã PIN về mặc định (viettel-ca) hoàn toàn miễn phí.
YÊU CẦU KỸ THUẬT CÀI ĐẶT TỪ XA & BÁO LỖI
Nếu bạn không có thời gian thao tác hoặc gặp khó khăn, hãy để lại yêu cầu. Kỹ thuật viên Viettel sẽ kết nối Ultraviewer xử lý ngay lập tức.
TRUNG TÂM GIẢI PHÁP CNTT & DỊCH VỤ SỐ VIETTEL
Hotline Kỹ Thuật Viettel-CA: 0981.820.788