Hướng Dẫn Kê Khai BHXH Điện Tử Chi Tiết
Kê khai Bảo hiểm xã hội (BHXH) điện tử là nghiệp vụ bắt buộc và diễn ra thường xuyên tại các doanh nghiệp. Với phần mềm vBHXH của Viettel, mọi thủ tục từ báo tăng, báo giảm, thai sản, ốm đau đến chốt sổ đều được số hóa hoàn toàn. Tuy nhiên, để hồ sơ được Cơ quan BHXH phê duyệt nhanh chóng ngay từ lần gửi đầu tiên, kế toán viên cần nắm vững quy trình thao tác trên hệ thống.
Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từng bước cách lập và nộp một bộ hồ sơ BHXH điện tử chuẩn nhất trên phần mềm vBHXH Viettel.
I. Công tác chuẩn bị trước khi kê khai
Để quá trình khai báo không bị gián đoạn, quý khách vui lòng kiểm tra kỹ các điều kiện bắt buộc sau đây:
- Mã đơn vị BHXH: Doanh nghiệp phải được Cơ quan BHXH cấp "Mã đơn vị" (gồm cả mã Thu và mã Cấp sổ thẻ).
- Phần mềm vBHXH: Đã tải và cài đặt phần mềm vBHXH Viettel phiên bản mới nhất trên máy tính (hệ điều hành Windows).
- Tài khoản đăng nhập: Có đầy đủ Mã số thuế, Tên đăng nhập và Mật khẩu do Viettel cấp phát.
- Chữ ký số (USB Token): Thiết bị chữ ký số vẫn còn hiệu lực sử dụng, đã được cắm vào máy tính và cài đặt Driver (Tool ký số) đầy đủ.
II. Quy trình 6 bước lập và nộp hồ sơ (Ví dụ: Thủ tục Báo tăng/giảm lao động)
Trong số các nghiệp vụ, Thủ tục Thu BHXH, BHYT, BHTN (Mã thủ tục 600) là loại hồ sơ phổ biến nhất. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết thực hiện thủ tục này:
Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm vBHXH
Mở biểu tượng phần mềm vBHXH trên Desktop. Tại màn hình đăng nhập, nhập đúng Mã số thuế, Tên đăng nhập và Mật khẩu. Nếu hệ thống yêu cầu cập nhật phiên bản mới, hãy nhấn "Đồng ý" để tải về các biểu mẫu quy định mới nhất của Nhà nước.
Bước 2: Cập nhật danh mục Người lao động
Trước khi làm biểu mẫu, bạn cần khai báo thông tin nhân sự. Trên thanh menu, chọn Quản lý lao động ➔ Danh sách người lao động.
- Nhấn Thêm mới để nhập thông tin nhân sự: Họ tên, Số CCCD, Ngày sinh, Mã số BHXH (nếu có), Chức vụ, Mức lương đóng BHXH...
- Sau khi điền đủ thông tin bắt buộc (các ô có dấu * màu đỏ), nhấn Ghi lại để lưu hồ sơ nhân sự vào hệ thống. Lần sau bạn chỉ cần chọn tên người này mà không phải nhập lại từ đầu.
Bước 3: Chọn thủ tục kê khai
Từ giao diện chính, vào menu Giao dịch ➔ Chọn Lập hồ sơ. Màn hình sẽ hiện ra danh sách các nhóm thủ tục.
- Chọn thư mục Thu BHXH, BHYT, BHTN.
- Tick chọn thủ tục [600] Báo tăng, báo giảm, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN.
- Chọn Kỳ kê khai (Tháng/Năm) và nhấn nút Tạo mới.
Bước 4: Điền số liệu vào biểu mẫu (D02-LT)
Hệ thống sẽ mở giao diện biểu mẫu D02-LT (Danh sách tham gia BHXH). Để đưa người lao động vào biểu mẫu, bạn làm như sau:
- Nhấn nút Chọn lao động, màn hình sẽ hiển thị danh sách nhân sự bạn đã tạo ở Bước 2.
- Tick chọn những người cần báo tăng/giảm, sau đó nhấn Đồng ý.
- Tại cột Phương án, bạn click đúp chuột và chọn nghiệp vụ tương ứng (Ví dụ: TM - Tăng mới, hoặc GH - Giảm hẳn).
- Kiểm tra lại cột Mức lương, Từ tháng/năm để đảm bảo thông tin khớp với hợp đồng lao động.
Bước 5: Lưu hồ sơ và Xuất tờ khai
Sau khi đã điền đầy đủ và kiểm tra kỹ số liệu, nhấn nút Ghi lại. Hệ thống sẽ tự động rà soát lỗi logic (ví dụ: thiếu mã số BHXH, lương thấp hơn lương tối thiểu vùng...). Nếu không có thông báo lỗi màu đỏ, nghĩa là biểu mẫu của bạn đã hợp lệ.
Tiếp theo, nhấn nút Xuất tờ khai để phần mềm tạo ra tệp dữ liệu chuẩn bị gửi đi.
Bước 6: Ký số và Gửi hồ sơ lên Cơ quan BHXH
Đây là bước cuối cùng có giá trị pháp lý:
- Đảm bảo USB Token đã được cắm sáng đèn. Nhấn nút Ký và Gửi.
- Màn hình xuất hiện khung yêu cầu mã PIN, hãy nhập mã PIN của chữ ký số và bấm Chấp nhận.
- Chờ khoảng 5-10 giây để phần mềm truyền dữ liệu. Khi có thông báo "Hồ sơ đã được gửi thành công", bạn đã hoàn tất quy trình.
III. Cách theo dõi kết quả và nhận Biên nhận hồ sơ
Gửi hồ sơ thành công không có nghĩa là hồ sơ đã được duyệt. Bạn phải theo dõi phản hồi từ Cơ quan BHXH thông qua chức năng Lịch sử giao dịch trên phần mềm.
| Trạng thái hồ sơ | Ý nghĩa & Cách xử lý |
|---|---|
| Chờ xử lý | Hồ sơ vừa mới gửi đi, đang chờ Cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam tiếp nhận. Bạn không cần làm gì, chỉ việc chờ đợi. |
| Đã tiếp nhận (Có thông báo) | Cơ quan BHXH đã tiếp nhận và sẽ gửi về một tệp đính kèm gọi là Giấy biên nhận (Mẫu số 01). Bạn tải giấy này về để xác nhận ngày hẹn trả kết quả. |
| Bị từ chối / Lỗi | Hồ sơ có sai sót. Hãy click vào trạng thái để xem Lý do từ chối từ cán bộ quản lý (Ví dụ: Sai mức lương, sai phương án). Bạn cần sửa lại hồ sơ theo yêu cầu rồi Ký gửi lại từ đầu. |
| Đã phê duyệt | Hồ sơ đã được duyệt thành công. Thủ tục của bạn đã hoàn tất 100%. |
IV. Các lỗi thường gặp khi xuất hồ sơ và cách khắc phục nhanh
▶ Lỗi: "Chứng thư số chưa được đăng ký với cơ quan BHXH"
Nguyên nhân: Doanh nghiệp vừa gia hạn hoặc đổi sang thiết bị USB Token mới nhưng chưa cập nhật lên Cổng BHXH.
Khắc phục: Trên phần mềm vBHXH, vào mục Hệ thống ➔ Đăng ký GD BHXH ➔ Đăng ký thay đổi thông tin. Nhấn "Đọc chứng thư số" để cập nhật thời hạn mới, sau đó Ký và Gửi lên Thuế. Chờ khoảng 15 phút để hệ thống đồng bộ là bạn có thể nộp hồ sơ bình thường.
▶ Lỗi: "Mức lương đóng BHXH thấp hơn mức lương tối thiểu vùng"
Nguyên nhân: Do quy định tăng lương tối thiểu vùng của Nhà nước, nhưng kế toán chưa cập nhật lại cột Mức lương trên phần mềm.
Khắc phục: Quay lại Bước 2 (Danh mục người lao động), sửa lại mức lương của nhân sự đó sao cho bằng hoặc cao hơn mức tối thiểu vùng tại địa phương của doanh nghiệp, sau đó Lưu lại và đưa vào biểu mẫu.
▶ Lỗi: "Không tìm thấy Chữ ký số" khi ấn Ký và Gửi
Nguyên nhân: Chưa cắm USB Token, lỏng cổng USB hoặc chưa bật phần mềm Token Manager.
Khắc phục: Rút USB ra cắm lại vào cổng khác. Mở ứng dụng Token Manager của chữ ký số (biểu tượng dưới góc phải màn hình). Đảm bảo máy tính đã nhận chữ ký số, sau đó tiến hành ký lại.
YÊU CẦU HỖ TRỢ KỸ THUẬT & ĐĂNG KÝ MỚI
Nếu bạn gặp khó khăn trong quá trình kê khai hoặc cần trang bị phần mềm vBHXH mới, hãy để lại thông tin để được hỗ trợ từ xa qua Ultraviewer.
TRUNG TÂM GIẢI PHÁP CNTT & DỊCH VỤ SỐ VIETTEL
Hotline Kỹ Thuật & Tư Vấn: 0981.820.788