Hồ Sơ & Thủ Tục Đăng Ký Viettel-CA Và Hóa Đơn Điện Tử

Hướng Dẫn Hồ Sơ & Thủ Tục Trọn Gói

Chữ Ký Số & Hóa Đơn Điện Tử Viettel Cho Hộ Kinh Doanh

Chi tiết giấy tờ cần chuẩn bị - Quy trình xét duyệt nhanh trong 2H - Cấp phát 100% Online

Để đảm bảo tính pháp lý, an toàn thông tin và định danh chính xác chủ thể sử dụng chữ ký số, Viettel yêu cầu Hộ kinh doanh cung cấp bộ hồ sơ pháp lý cơ bản. Khác với Doanh nghiệp cần Giấy phép ĐKKD của công ty, hồ sơ đối với Hộ kinh doanh cá thể được tối giản hơn rất nhiều nhưng vẫn phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định của Bộ Thông tin & Truyền thông.

Quý khách cần chuẩn bị các loại giấy tờ (bản photo có công chứng hoặc bản gốc chụp ảnh màu rõ nét) bao gồm:

• 1. Giấy chứng nhận đăng ký Hộ kinh doanh: Đây là loại giấy tờ bắt buộc để chứng minh HKD hoạt động hợp pháp. Lưu ý giấy phải còn nguyên vẹn, chụp rõ mã số đăng ký, tên hộ kinh doanh và ngành nghề.
• 2. Giấy chứng nhận Đăng ký mã số thuế (nếu có): Đối với một số HKD cũ, mã số thuế và số giấy phép kinh doanh là 2 số khác nhau được in trên 2 tờ giấy riêng biệt. Nếu HKD của quý khách rơi vào trường hợp này, vui lòng chụp cả Giấy đăng ký mã số thuế. Đối với HKD mới, mã số thuế thường được tích hợp chung trên Giấy chứng nhận đăng ký HKD.
• 3. Căn cước công dân (CCCD) gắn chip hoặc Hộ chiếu của Chủ hộ: Chụp rõ nét cả mặt trước và mặt sau. CCCD phải đảm bảo còn thời hạn sử dụng. Lưu ý: Chỉ chấp nhận giấy tờ tùy thân của người đứng tên pháp luật trên Giấy phép đăng ký Hộ kinh doanh, không dùng CCCD của vợ/chồng hoặc người làm thuê để đăng ký trừ trường hợp có Giấy ủy quyền hợp pháp.
• 4. Phiếu Yêu Cầu Cung Cấp Dịch Vụ Viettel-CA: Đây là biểu mẫu do Viettel cung cấp (nhân viên tư vấn sẽ gửi mẫu file mềm hoặc bản cứng). Chủ hộ kinh doanh cần điền đầy đủ thông tin: Tên HKD, Mã số thuế, Địa chỉ, Email, Số điện thoại nhận mã xác thực OTP. Chủ hộ ký và ghi rõ họ tên. (Nếu HKD có sử dụng Mộc vuông, vui lòng đóng thêm mộc).
• 5. Hợp đồng cung cấp dịch vụ Chữ ký số Viettel: Lập thành 02 bản, chủ hộ ký xác nhận để lưu hồ sơ giữa 2 bên.

Sau khi đã trang bị chữ ký số, để có thể xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng, HKD cần phải đăng ký sử dụng phần mềm Hóa đơn điện tử và làm thủ tục thông báo phát hành với cơ quan Thuế quản lý trực tiếp. Quy trình này đòi hỏi sự chính xác cao về mặt số liệu và biểu mẫu.

Bộ hồ sơ dành cho Hóa đơn điện tử bao gồm:

• 1. Bộ hồ sơ pháp lý cơ bản: Giống hệt với bộ hồ sơ đăng ký chữ ký số (Bao gồm Giấy phép HKD, MST, CCCD chủ hộ). Nếu quý khách mua Combo Chữ ký số + Hóa đơn điện tử Viettel cùng lúc, quý khách chỉ cần cung cấp 1 bộ hồ sơ duy nhất.
• 2. Chữ ký số (Token CA hoặc HSM): Bắt buộc phải có chữ ký số đang trong trạng thái hoạt động bình thường để ký số hợp đồng điện tử mua phần mềm hóa đơn và ký xác nhận lên Tờ khai nộp cho Tổng cục Thuế.
• 3. Tờ khai Đăng ký/Thay đổi thông tin sử dụng Hóa đơn điện tử (Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT): Đây là bước quan trọng nhất. Nhân viên Viettel sẽ hỗ trợ quý khách lập Tờ khai này ngay trên hệ thống phần mềm S-Invoice hoặc thuedientu.gdt.gov.vn. Tờ khai cần xác định rõ: HKD sử dụng hóa đơn có mã hay không có mã của cơ quan Thuế; phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử.
• 4. Lựa chọn Mẫu hóa đơn: Cung cấp Logo cửa hàng/HKD (nếu có), số điện thoại, số tài khoản ngân hàng để kỹ thuật viên Viettel thiết kế mẫu hóa đơn hiển thị đẹp mắt, chuyên nghiệp và tuân thủ đúng định dạng XML theo quy định chuẩn của Tổng cục Thuế.

Để tối ưu thời gian kinh doanh quý báu của bà con tiểu thương, Viettel-CA đã xây dựng một quy trình cung cấp dịch vụ khép kín, tinh gọn. Khách hàng chỉ cần ở tại nhà hoặc cửa hàng, chúng tôi sẽ triển khai trọn gói 100% online hoặc có nhân viên đến tận nơi bàn giao.

• BƯỚC 1: Liên hệ Tư vấn & Chọn gói cước
  Chủ HKD liên hệ qua Hotline hoặc điền Form đăng ký. Chuyên viên Viettel sẽ lắng nghe nhu cầu: Số lượng hóa đơn xuất dự kiến/tháng, HKD nộp thuế khoán hay kê khai, nhu cầu dùng USB Token cắm máy tính hay dùng Chữ ký số HSM ký trên điện thoại. Từ đó, chuyên viên sẽ tư vấn gói Combo phù hợp nhất để tiết kiệm chi phí.
• BƯỚC 2: Gửi hồ sơ Online & Soạn hợp đồng
  Quý khách sử dụng điện thoại thông minh chụp ảnh bản gốc Giấy phép HKD và CCCD chủ hộ gửi qua Zalo/Email cho chuyên viên Viettel. Dựa trên hình ảnh cung cấp, Viettel sẽ tiến hành soạn thảo Phiếu yêu cầu, Hợp đồng và đấu nối chứng thư số lên hệ thống quản lý tập trung.
• BƯỚC 3: Bàn giao thiết bị & Đăng ký Thuế
  Viettel bàn giao thiết bị USB Token (hoặc cấp tài khoản HSM/S-Invoice) tận nơi hoặc qua chuyển phát nhanh. Kỹ thuật viên sẽ hỗ trợ Ultraviewer/Teamviewer cài đặt phần mềm chữ ký số vào máy tính của khách hàng. Lập tức ký và nộp Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu 01) lên Tổng cục Thuế. Đồng thời, chuyên viên thu hồi hồ sơ bản cứng (khách hàng ký trực tiếp).
• BƯỚC 4: Đào tạo sử dụng & Thanh toán
  Ngay khi cơ quan Thuế phản hồi chấp thuận (thường trong ngày), kỹ thuật viên Viettel sẽ hướng dẫn chủ HKD thao tác tạo mới khách hàng, nhập danh mục hàng hóa, lập hóa đơn nháp, ký xuất hóa đơn chính thức và cách gửi hóa đơn cho người mua qua Zalo/Email. Sau khi nghiệm thu mọi hệ thống hoạt động trơn tru, quý khách mới tiến hành thanh toán cước dịch vụ bằng chuyển khoản. Viettel sẽ xuất hóa đơn GTGT điện tử gửi về email của quý khách.

Dù thủ tục đã được tinh gọn, nhưng trong quá trình hỗ trợ hàng ngàn Hộ kinh doanh trên toàn quốc, Viettel ghi nhận rất nhiều trường hợp hồ sơ bị treo hoặc bị cơ quan Thuế từ chối phê duyệt do các lỗi cơ bản sau. Bà con cần hết sức lưu ý:

• Chữ ký trên hồ sơ không khớp: Chủ hộ kinh doanh để người thân (vợ/chồng, con cái) ký thay trên phiếu yêu cầu cung cấp dịch vụ hoặc hợp đồng nhưng không có giấy ủy quyền. Khi đối chiếu hồ sơ chữ ký, hệ thống sẽ từ chối.
• Căn cước công dân hết hạn: Rất nhiều cô chú chủ hộ kinh doanh lớn tuổi vẫn đang sử dụng CMND 9 số cũ đã quá hạn 15 năm hoặc CCCD mã vạch đã hết hạn ở mặt trước. Hồ sơ đăng ký bắt buộc phải dùng giấy tờ tùy thân còn hiệu lực pháp lý.
• Tên cửa hàng không khớp với Giấy phép: Trên bảng hiệu là "Tạp hóa Cô Ba", nhưng Giấy phép ĐKKD ghi là "Hộ kinh doanh Nguyễn Thị Thủy". Khi nhân viên lên thiết kế mẫu hóa đơn, khách hàng nằng nặc đòi để tên công ty phát hành là "Tạp hóa Cô Ba". Điều này là sai quy định. Hóa đơn bắt buộc phải xuất theo đúng tên pháp lý "Hộ kinh doanh Nguyễn Thị Thủy" được ghi trên Giấy phép.
• Chụp ảnh hồ sơ mất góc, lóa sáng: Chụp ảnh giấy phép kinh doanh để gửi Viettel đấu nối nhưng bị ngón tay che mất dãy số mã số thuế, hoặc chụp bị lóa đèn flash không đọc được địa chỉ kinh doanh.

Hỏi: Hộ kinh doanh của tôi không có con dấu (mộc tròn) thì hồ sơ có hợp lệ không?

Trả lời: Hoàn toàn hợp lệ. Theo quy định pháp luật, Hộ kinh doanh cá thể không có tư cách pháp nhân nên không bắt buộc phải có con dấu pháp lý (mộc tròn đỏ) như công ty. Trên các hợp đồng, biên bản, tờ khai với Viettel và Cơ quan Thuế, chủ hộ chỉ cần ký tên thật và ghi rõ họ tên là đã đầy đủ giá trị pháp lý.

Hỏi: Tôi ở tỉnh xa, không có thời gian ra chi nhánh Viettel thì có đăng ký được không?

Trả lời: Quý khách hoàn toàn có thể đăng ký 100% Online. Khách hàng chỉ cần chụp hình hồ sơ gửi qua Zalo, Viettel sẽ đấu nối chữ ký số. Sau đó, hồ sơ bản cứng sẽ được gửi qua đường bưu điện (Viettel Post) để khách hàng ký và thiết bị USB Token cũng sẽ được ship tận nhà. Đội ngũ IT của Viettel sẽ gọi video call, dùng Ultraviewer để cài đặt phần mềm trên máy tính cho quý khách dù ở bất cứ đâu.

Hỏi: Hộ kinh doanh khoán (chỉ bán lẻ nhỏ) có cần phải làm thủ tục mua Hóa đơn điện tử không?

Trả lời: Đối với HKD nộp thuế theo phương pháp khoán, không bắt buộc phải mua phần mềm Hóa đơn điện tử trọn gói. Khi có khách hàng (ví dụ: các cơ quan nhà nước, trường học, công ty) yêu cầu xuất hóa đơn, HKD khoán có thể mang Giấy phép, CCCD và hợp đồng mua bán lên Chi cục Thuế quản lý để đề nghị cơ quan Thuế cấp hóa đơn điện tử lẻ theo từng lần phát sinh. Tuy nhiên, nếu nhu cầu xuất trên 5-10 số/tháng, quý khách nên đăng ký gói Hóa đơn điện tử để tự xuất tại nhà, tránh mất thời gian đi lại chầu chực ở cơ quan Thuế.

TRUNG TÂM GIẢI PHÁP CNTT & DỊCH VỤ SỐ VIETTEL

Hotline CSKH / Cấp phát hồ sơ: 0981.820.788

Hỗ trợ toàn quốc: Tiếp nhận hồ sơ online, triển khai tận nơi, nhanh chóng, thủ tục đơn giản.