Hướng Dẫn Xuất Hóa Đơn Điện Tử Chi Tiết
Phần mềm hóa đơn điện tử S-Invoice của Viettel hiện đang là một trong những giải pháp quản lý tài chính kế toán hàng đầu, được hàng trăm ngàn doanh nghiệp trên cả nước tin dùng. Tuy nhiên, đối với các kế toán viên mới tiếp cận hệ thống, hoặc các hộ kinh doanh lần đầu sử dụng hóa đơn điện tử, việc thao tác sao cho chuẩn xác, hợp lệ và tránh sai sót khi nộp lên Cơ quan Thuế (CQT) vẫn là một thử thách.
Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn Cẩm nang hướng dẫn từ A-Z cách lập và xuất hóa đơn điện tử Viettel một cách trực quan, chi tiết từng bước, cũng như các mẹo xử lý nhanh khi gặp sự cố sai sót dữ liệu.
I. Những điều kiện bắt buộc trước khi xuất hóa đơn
Trước khi tiến hành xuất tờ hóa đơn đầu tiên cho khách hàng, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh cần đảm bảo đã hoàn tất các thủ tục pháp lý và trang bị đầy đủ công cụ sau:
- Tài khoản S-Invoice hợp lệ: Đã được Viettel cấp tài khoản (Tên đăng nhập, mật khẩu, mã số thuế) và đường dẫn truy cập vào hệ thống (thường là business-sinvoice.viettel.vn).
- Công cụ Ký số (Chữ ký số): Bạn phải có thiết bị USB Token đang cắm vào máy tính, hoặc đã đăng ký dịch vụ Chữ ký số máy chủ (HSM) tích hợp sẵn trên hệ thống Viettel. Chữ ký số phải còn hạn sử dụng.
- Tờ khai đăng ký sử dụng (Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT): Đã nộp tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua phần mềm và được Cơ quan Thuế gửi thông báo Chấp nhận.
- Cài đặt công cụ hỗ trợ: Nếu dùng USB Token, máy tính phải cài đặt Tool ký số Viettel S-Invoice (SInvoice Tool) và phần mềm quản lý chứng thư số (Token Manager) của nhà cung cấp CKS.
II. Quy trình 6 bước xuất hóa đơn điện tử Viettel chuẩn nhất
Quy trình dưới đây được thiết kế tối ưu nhất để giúp kế toán tránh các lỗi đánh máy sai lệch thông tin khách hàng hoặc sai sót về thuế suất.
Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống S-Invoice
Mở trình duyệt web (khuyên dùng Google Chrome hoặc Cốc Cốc) và truy cập vào đường dẫn quản trị hóa đơn do Viettel cung cấp. Nhập Mã số thuế, Tên đăng nhập, Mật khẩu và mã xác nhận (Captcha) để tiến hành đăng nhập.
Bước 2: Truy cập Menu Lập Hóa Đơn
Trên thanh công cụ bên trái màn hình, bạn điều hướng theo thứ tự sau: Chọn Quản lý hóa đơn ➔ Nhấn chọn Lập hóa đơn (hoặc Quản lý hóa đơn chưa phát hành). Hệ thống sẽ mở ra giao diện nhập liệu thông tin.
Tại đây, bạn cần chọn đúng Loại hóa đơn (Hóa đơn giá trị gia tăng, Hóa đơn bán hàng, Hóa đơn máy tính tiền...) và Ký hiệu hóa đơn mà doanh nghiệp đã đăng ký với Thuế.
Bước 3: Khai báo thông tin Người mua (Khách hàng)
Đây là bước cực kỳ quan trọng. Hệ thống Viettel hỗ trợ tính năng tự động tra cứu rất thông minh:
- Bạn chỉ cần nhập Mã số thuế của người mua vào ô MST, sau đó nhấn nút "Lấy thông tin" (hoặc biểu tượng kính lúp). Hệ thống sẽ tự động đồng bộ Tên công ty và Địa chỉ đăng ký kinh doanh chính xác từ cơ sở dữ liệu quốc gia. Điều này giúp loại bỏ 100% rủi ro gõ sai tên đơn vị.
- Điền thêm Tên người mua hàng (Tên cá nhân người nhận hóa đơn - có thể bỏ trống nếu không cần).
- Nhập chính xác Email nhận hóa đơn. Khi hóa đơn được phát hành thành công, hệ thống Viettel sẽ tự động gửi 1 bản thể hiện (PDF) và file gốc (XML) thẳng vào email này cho khách hàng.
- Chọn Hình thức thanh toán: TM (Tiền mặt), CK (Chuyển khoản), hoặc TM/CK (Chưa xác định rõ).
Bước 4: Nhập chi tiết Hàng hóa / Dịch vụ
Di chuyển xuống bảng chi tiết hàng hóa, bạn tiến hành nhập lần lượt các dòng sản phẩm:
- Tên hàng hóa, dịch vụ: Ghi rõ ràng, chính xác tên mặt hàng. Ví dụ: "Máy tính xách tay Acer E5-576" hoặc "Chi phí dịch vụ quảng cáo tháng 5/2026".
- Đơn vị tính: Cái, chiếc, tháng, gói...
- Số lượng & Đơn giá: Nhập số lượng thực tế và đơn giá chưa bao gồm thuế VAT (đối với hóa đơn GTGT).Hệ thống sẽ tự động nhân ra cột Thành tiền.
- Thuế suất: Chọn mức thuế suất tương ứng với mặt hàng (0%, 5%, 8%, 10% hoặc Không chịu thuế). Phần mềm sẽ tự động cộng tiền thuế và tính ra Tổng tiền thanh toán cuối cùng.
Bước 5: Lưu nháp và Kiểm tra chéo (Rất quan trọng)
Sau khi nhập xong, tuyệt đối không được ấn Phát hành ngay. Hãy ấn nút Lưu nháp (hoặc Lưu dữ liệu). Hệ thống sẽ tạo ra một bản nháp hóa đơn.
Bạn hãy bấm vào nút Xem trước (Preview) để xem hóa đơn hiển thị lên như thế nào. Bạn nên chụp màn hình bản nháp này gửi cho khách hàng (hoặc người mua) để họ xác nhận lại một lần nữa các thông tin: Tên công ty, MST, số tiền, nội dung diễn giải. Nếu khách hàng OK, chúng ta mới sang bước cuối.
Bước 6: Ký số và Phát hành lên Cơ quan Thuế
Khi mọi thông tin đã chuẩn xác, bạn quay lại danh sách hóa đơn nháp, tick chọn vào hóa đơn cần xuất và ấn Phát hành hóa đơn.
- Nếu dùng USB Token: Hệ thống sẽ yêu cầu bật Tool ký số, bạn nhập mã PIN của USB Token để ký.
- Nếu dùng Chữ ký số HSM: Quá trình ký sẽ diễn ra hoàn toàn tự động trên máy chủ, không cần cắm thiết bị hay nhập mã PIN.
Ngay sau khi ký, hóa đơn sẽ tự động được truyền dữ liệu sang hệ thống của Tổng Cục Thuế để xin cấp mã. Thường chỉ mất vài giây đến 1 phút, hóa đơn sẽ được Cấp mã hợp lệ và chính thức có giá trị pháp lý. Khách hàng của bạn cũng sẽ lập tức nhận được email thông báo.
III. Cách xử lý khi phát hiện xuất sai Hóa đơn điện tử
Thực tế, dù cẩn thận đến đâu, kế toán đôi khi vẫn gặp phải tình huống lập sai hóa đơn sau khi đã ký số. Theo quy định của Nghị định 123 và Thông tư 78, cách xử lý được chia thành các trường hợp sau:
| Tình huống sai sót | Hướng giải quyết trên S-Invoice Viettel |
|---|---|
| Hóa đơn có sai sót, Đã cấp mã nhưng CHƯA gửi cho khách hàng | - Bước 1: Lập Thông báo Hủy hóa đơn (Mẫu 04/SS-HĐĐT) gửi cơ quan Thuế để xin hủy hóa đơn sai. - Bước 2: Sau khi Thuế chấp nhận hủy, thực hiện thao tác Lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã hủy và gửi cho khách hàng. |
| Đã gửi khách hàng nhưng CHỈ SAI tên, địa chỉ (Không sai MST, không sai tiền) | - Lập Thông báo sai sót (Mẫu 04/SS-HĐĐT) gửi CQT để giải trình phần thông tin địa chỉ/tên bị sai. - Gửi thông báo cho người mua biết. KHÔNG CẦN lập hóa đơn thay thế hay hóa đơn điều chỉnh. |
| Đã gửi khách hàng và SAI Mã số thuế, SAI số tiền, hoặc SAI Thuế suất | Người bán và người mua lập biên bản thỏa thuận ghi rõ sai sót. Sau đó, trên hệ thống S-Invoice, người bán có quyền chọn 1 trong 2 phương án: 1. Lập Hóa đơn Điều chỉnh: Ghi rõ "Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn số... ngày...". 2. Lập Hóa đơn Thay thế: Hóa đơn mới sẽ có dòng chữ "Thay thế cho hóa đơn số... ngày...". |
TẠI SAO BẠN NÊN SỬ DỤNG S-INVOICE CỦA VIETTEL?
✅ Phần mềm ổn định, không giật lag: Nỗi ám ảnh lớn nhất của kế toán là mạng chậm, hệ thống thuế nghẽn vào những ngày cuối tháng. Với hạ tầng băng thông lớn nhất Việt Nam, Viettel cam kết tốc độ xuất hóa đơn mượt mà trong mọi khung giờ cao điểm.
✅ Lưu trữ vĩnh viễn, an toàn tuyệt đối: Hóa đơn của doanh nghiệp được mã hóa đa lớp và sao lưu dự phòng trên Server điện toán đám mây của Viettel, chống lại mọi rủi ro virus, mã độc hay hỏng hóc máy tính vật lý.
✅ Đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật hùng hậu: Hỗ trợ chuyên nghiệp 24/7 thông qua Ultraviewer, giải quyết lỗi ký số, lỗi cấp mã trong vòng 5 phút.
CẦN MUA MỚI HOẶC GIA HẠN HÓA ĐƠN?
IV. Câu Hỏi Thường Gặp Quá Trình Xuất Hóa Đơn (FAQ)
▶ Tôi có thể xuất hóa đơn lùi ngày (xuất hóa đơn về quá khứ) được không?
Theo quy định của Thông tư 78, Thời điểm lập hóa đơn điện tử phải trùng với thời điểm ký số. Hệ thống sẽ ghi nhận thời gian thực (Real-time). Do đó, bạn KHÔNG THỂ sửa ngày hệ thống để xuất lùi hóa đơn về các tháng trước được.
▶ Nếu tôi đang xuất hóa đơn mà phần mềm báo "Chứng thư số hết hạn" thì phải làm sao?
Điều này có nghĩa là thiết bị Chữ ký số (USB Token hoặc HSM) của bạn đã hết hạn hợp đồng. Hóa đơn sẽ không thể phát hành và không thể xin mã cơ quan Thuế. Bạn cần liên hệ ngay nhà cung cấp Chữ ký số để gia hạn, sau đó Cập nhật lại chứng thư số mới lên hệ thống S-Invoice, làm tờ khai thay đổi thông tin mẫu 01 gửi Thuế rồi mới tiếp tục xuất hóa đơn.
▶ Làm sao để thêm logo công ty vào bản thể hiện PDF của hóa đơn?
Viettel hoàn toàn miễn phí việc chèn logo doanh nghiệp lên góc trái hóa đơn. Khi mới khởi tạo hệ thống, bạn hãy gửi file Logo định dạng ảnh (PNG, JPG nền trong suốt) cho kỹ thuật viên Viettel. Đội ngũ kỹ thuật sẽ hỗ trợ ghép logo lên phôi mẫu hóa đơn một cách thẩm mỹ nhất cho bạn.
▶ Khách hàng nói không nhận được hóa đơn qua Email, tôi phải làm gì?
Trong một vài trường hợp, email hóa đơn có thể rơi vào hộp thư Rác (Spam) của khách hàng. Bạn hãy dặn khách kiểm tra mục Spam. Ngoài ra, trên phần mềm S-Invoice có chức năng Tải file ZIP (chứa XML và PDF). Bạn có thể tải file này về máy tính và chủ động gửi thủ công qua Zalo, Skype cho khách hàng rất nhanh chóng.
Nhận tư vấn, báo giá và hỗ trợ khởi tạo
Hóa Đơn Điện Tử Viettel
Chuyên viên của chúng tôi sẽ gọi lại hướng dẫn chi tiết và triển khai hoàn thiện hệ thống cho bạn trong vòng 30 phút.
TRUNG TÂM GIẢI PHÁP CNTT & DỊCH VỤ SỐ VIETTEL
Hotline Tư Vấn Hóa Đơn & Kỹ Thuật: 0981.820.788